Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, aus den monatlichen Arbeitsentgelten die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zu allen Zweigen der Sozialversicherung zu ermitteln. Diese Werte müssen Sie monatlich den Krankenkassen (Einzugsstellen) maschinell in einem Beitragsnachweis-Datensatz übermitteln. Das kann auch durch beauftragte Dienstleister wie beispielsweise einen Steuerberater erfolgen. 

Vom Gesetzgeber gibt es klar festgelegte Regelungen, sowohl zum Termin der Datenübertragung des Beitragsnachweises als auch zur Fälligkeit der Beiträge:

• Die Beitragsnachweise müssen der Krankenkasse spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags eines Monats vorliegen.
• Fälligkeitstag für die Beitragszahlung ist der der drittletzte Bankarbeitstag eines Monats.

Arbeitgeber müssen die Beitragsnachweise also spätestens im Laufe des sechstletzten Bankarbeitstages übermitteln, damit die Krankenkasse am fünftletzten Arbeitstag darüber verfügen kann.

Falls der Nachweis nicht rechtzeitig übermittelt werden kann, ist die Krankenkasse zur Schätzung der monatlichen Beitragsschuld verpflichtet.

Feiertage berücksichtigen

Da je nach Bundesland unterschiedliche Feiertagsregelungen gelten, können sich die Termine für die Übersendung der Beitragsnachweise von Land zu Land unterscheiden. Maßgebend ist immer das Bundesland, in dem sich der Hauptsitz der Einzugsstelle, also der Krankenkasse, befindet.

Bitte beachten: Bundeseinheitliche Feiertage sowie der 24.12. und der 31.12. eines Jahres gelten nicht als bankübliche Arbeitstage. Das gleiche gilt für Wochenenden.